L’objectiu no és l’administració sense paper

L’objectiu no és l’administració sense paper

[Versión en español: Medium]

Cada cop que sento dir «administració sense paper» penso que l’idea fa més mal que no pas bé. L’objectiu no és eliminar el paper, sinó aconseguir l’administració digital per arribar al govern digital. El paper serà una anècdota que possiblement continuarà quan assolim el govern digital.

Immersió digital sense frustració

Think before you print

Think before you print

Hi ha el sentiment de fracàs de l’administració electrònica cada cop que algú imprimeix un document digital, però en realitat no és cap fracàs.

Ningú no dubta que el correu electrònic ha triomfat, però seguim imprimit el correu. Quan es parla de no imprimir els missatges és per a estalvi econòmic i mediambiental; mai ningú no pensa que és perquè el correu digital no funciona prou bé.

El motiu pel qual imprimim el correu 20 anys després és el mateix pel qual imprimirem la resta: l’entorn de treball.

Seguirem imprimit mentre les taules siguin grans i les pantalles petites. Les aplicacions informàtiques han imitat el paper mitjançant finestres, però no ha funcionat; si us hi fixeu, veureu que gairebé tothom treballa amb les finestres maximitzades a la pantalla. Les tauletes ni tant sols tenen finestres –i quan les tenen ningú no les usa. A les pantalles hi treballem amb només un paper a la vista. Les taules tenen molta més més capacitat. La diferència és aclaparadora.

Quan les taules siguin de 17 polzades i els monitors de 80, si algun dia passa, aleshores no imprimirem pus

(Bé, en realitat és millor tenir dos monitors de 40 polzades que un de 80)

Perquè no parlem de «correu sense paper» tampoc no hem de parlar d’«administració sense paper». Si ho fem, cada cop que algú imprimeix semblarà que l’administració sense paper no funciona i provocarem frustració.

Cal que parlem d’administració digital i deixar fer la qüestió d’imprimir.

Canvi d’entorn

Algun dia caldrà valorar si el cost de les impressores, el paper i la tinta sang d’unicorn i el toner la pols d’estels remots no justifica canviar els monitors i les taules. Perquè això passi, l’administració digital ha d’avançar fins al punt que l’original de tots els documents sigui digital i el paper una còpia.

Per arribar a l’original digital cal que encara desenvolupem més software de qualitat —en això estem. Quan l’useu, cal que imprimiu tot el que calgui per a fer bé la feina. Si imprimiu molt, l’economia ens portarà cap als monitors grans i les taules petites.

Imprimir no és cap frustració amb la tecnologia sinó l’evolució lògica dels llocs de treball heretats de segles de treball amb paper. Tot el que trobam a un despatx està pensat pel paper i els ordinadors encara són un accessori. Cal canviar l’entorn radicalment. Poc a poc. Mentre, imprimiu.

Govern digital

L’objectiu és el govern digital. Per aconseguir-lo cal que fem l’administració digital. És la passa actual.

The Kitty AI

The Kitty AI

Torno al correu electrònic. Per molt que l’imprimiu –encara– sabem que l’important és que el missatge estigui digitalitzat; que el pugueu reenviar o trobar anys després. Cercar i reenviar són els usos clàssics, però n’hi ha molts més. Primer va aparèixer software que llegeix el nostre correu per a evitar-nos spam i les estafes del phishing. Més endavant, des de fa un parell d’anys, el software és capaç d’identificar compres de vols i assistents digitals ens avisen de tot el que hi ha relacionat: afegeixen la sortida i arribada a l’agenda i calculen l’hora que heu de partir de casa segons sigui el trànsit; la porta d’embarcament; els endarreriments. L’app Inbox ens suggereix respostes i fa els correus més fàcils de llegir: «resum de totes les novetats que t’ha enviat Medium, Pocket i Quora»; fa clipping. Si deixau que l’assistent digital Google Now llegeixi el correu, sabrà entendre quins missatges contenen dates límit i avisarà: «recorda que avui és el darrer dia per a renovar el domini bitassa.net». També poden identificar esdeveniments i posar-nos-els a l’agenda; entenen què són missatges relacionats amb compres i ens fan saber quan surt o arriba el paquet.

Només és el començament. Només el correu.

Ara imaginau què es pot arribar a fer amb tots els documents de l’administració digitalitzats. Quins assistents digitals no podrem arribar a fer?  Molts! Seran molt útils per a servir-nos millor, amb més eficàcia; amb menys errors i descuits; per a prendre decisions encertades; per a detectar on es cuinen els problemes; per a fer prediccions realistes i encertades. Totes aquestes millores arribaran quan tinguem en marxa el govern digital. No és ciència ficció.

Els programes electorals dels partits polítics que vulguin ser transparents hauran de definir tots els detalls del govern digital, perquè és segur que arribarà. Ben bastit, serà clau per augmentar considerablement la qualitat del bon govern.

Per arribar al govern digital hem d’aconseguir l’administració digital primer. Un temps serà administració amb papel; digital, però amb paper. No és un oxímoron.


Imatges: Rosmarie VoegtliRoͬͬ͠͠͡͠͠͠͠͠͠͠͠sͬͬ͠͠͠͠͠͠͠͠͠aͬͬ͠͠͠͠͠͠͠ Menkman.

Entrades relacionades

2 Comentaris

  1. Els correus electrònics están molt bé, pero no tenim incorporada “per defecte* l’opció de guardar-lo digitalitzat quan fem un expedient “virtual”: l’hem d’imprimir i escanejar.

    • El nou Arxiu General és un projecte que va ocupar 2015 i gairebé tot 2016. Va quedar enllestit novembre. El nucli és un gestor documental Alfresco adaptat per automatitzar la custòdia i garantir la interoperabilitat. Els documents arriben a l’Alfresco gràcies a un Bus WSO2. A l’Alfresco Day de 2016 (Barcelona) ens van dir que la nostra era l’aplicació d’Alfresco més avançada de les administracions estatals –i ho van dir al president d’Alfresco Europa. N’estem contents 🙂

      La Comissió d’Immersió Digital (la CID, de recent creació, Decret 70/2016) compta amb el Grup Tècnic d’Immersió Digital (GTID) format per funcionaris de totes les conselleries. La primera tasca era estendre l’ús de l’Arxiu General, però les Notificacions Electròniques van passar davant perquè són urgents.

      Mentre, des de la nostra Direcció General revisem tots els Plecs de Prescripcions Tècniques perquè les aplicacions noves usin el nou Arxiu General. Quant a la resta (centenars d’aplicacions al Govern) poc a poc el GTID identificarà les que tenen més prioritat per a modificar-les. Bàsicament cal adjuntar metadades als documents i dipositar-los al Bus WSO2. Entre 2017 i 2018 caldria que totes les aplicacions importants usin l’Arxiu General. De fet, és una de les fites que l’Administració General de l’Estat ens posa per a poder cobrar el FLA.

Deixa un comentari